O que é gestão telecom e como pode ajudar a reduzir custos?


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Gestão é analisar algum aspecto, para determinar quais rumos tomar e como mantê-los. Na gestão de telecomunicações, o objetivo é entender a estrutura do setor e seu funcionamento. As empresas não podem ignorar os benefícios do gerenciamento. O departamento de telecom consome de 25% a 35 % do orçamento em TI e é considerado um dos mais críticos. Por isso, quando bem implantada, ela possibilita o corte de gastos desnecessários. Além dos benefícios financeiros, esse raio-X faz otimiza o funcionamento da empresa em sua totalidade. Entenda aqui o que é gestão telecom e como ela pode ajudar a reduzir custos.

Entenda o que é a gestão em telecomunicação

Também chamada de Telecom Expense Management, em português, Gestão de Despesas em Telecomunicações, é a reunião de metodologias para organizar os serviços de comunicação. A TEM foi desenvolvida na década de 80 e representa um inventário dos equipamentos, circuitos, contas, faturas, requerimentos e relatórios. Esse levantamento é realizado por softwares que diminuem os índices de erros.

Saiba como implantar a gestão telecom

Para a TEM ser eficiente é necessário o envolvimento das equipes de telecom, financeira e jurídica. A reunião de forças é o primeiro passo e explica-se pela complexidade do processo. O departamento financeiro é importante, pois, mostra o quanto há em caixa. Já o jurídico ajuda a analisar contratos antigos, a fim de verificar possíveis abusos, como cobranças indevidas e não cumprimento de cláusulas. O time jurídico também entra em ação quando a empresa deseja fechar negócio com fornecedor estrangeiro. Com todos esses setores alinhados, confira os outros 3 passos para desenvolver a Telecom Expense Management:

1. Ter assessoria especializada

Algumas vezes quem está de fora enxerga melhor as coisas. Então, por que não contratar uma consultoria em gestão de telecom? Porém, isso não significa deixar o serviço nas mãos dela. Como o “olho do dono engorda do gado”, acompanhar o serviço garante que as próximas etapas sejam rigorosamente cumpridas.

2. Inventário de equipamentos

Telefones fixos, circuitos, computadores de mesa, laptop, celulares, painéis de fiação, hub, servidores, softwares e tudo que dizer respeito ao sistema de telecomunicação. Dentro do inventário deve constar também data da compra, número e tipo de manutenções, se houve troca de peças, horário de utilização e se há ociosidade. Insira esses dados em software de gestão, assim, as informações são coletadas e administradas de forma mais rápida e segura.

3. Reunião de faturas

Muitas vezes, as empresas não sabem o que pagam. E, mesmo sabendo, podem desembolsar fortunas por serviços que não condizem. A razão de agrupar as faturas é investigar se os valores correspondem aos serviços, se há como renegociá-los e identificar cobranças abusivas. Caso os

valores estejam em concordância, essa reunião de faturas será essencial para a comparação com outros fornecedores. Caso mude o prestador de serviços, apresente as faturas para eles cobrirem a oferta. Entretanto, se continuar, ter as faturas reunidas aumentará o controle, consequentemente não haverá atrasos nos pagamentos.

4. Relatório de inventário e faturas

Faça um relatório com o inventário de equipamento e faturas. Com ele é possível chegar a conclusão sobre quais documentos podem ser usados sazonalmente, os pontos fortes e fracos de cada um e quais precisam ser trocados. Também ficará claro quais serviços poderão continuar, quais podem ser usados conforme demanda e quais devem ser cancelados.

5. Avaliar a assessoria em gestão telecom

Todo serviço deve ser avaliado. Caso a assessoria for satisfatória, firma-se uma parceria. Do contrário, a desorganização aumenta, perde-se tempo e dinheiro. Não exite em cobrar se não recebeu o que foi prometido.

Benefícios da gestão de telecomunicações

Reduzir custos é o primeiro benefício de uma boa Gestão de Despesas em Telecomunicações. Isso ocorre porque equipamentos e serviços desnecessários são desativados e os equipamentos obsoletos são substituídos. Contudo, existem outras vantagens para as empresas que adotam a metodologia Telecom Expense Management, conheça-as:

1. Controle de equipamentos

Uma boa gestão permite a equipe de telecomunicações identificar rapidamente a queda de rendimento dos equipamentos. Com esse controle, a manutenção e substituição são realizados imediatamente.

2. Automatização de processos

A principal premissa da TEM é automatizar processos. Isso, facilita o gerenciamento de faturas e processos. Com os softwares, a coleta e comparação de informações reduz consideravelmente os erros.

3. Otimização do sistema de telecomunicações

A gestão em telecomunicação visa montar um sistema aos moldes da empresa. Sendo assim, a rede de telefonia móvel, fixa e pacotes de dados são integrados. Isso facilita a análise das ferramentas, detecção e correção de falhas.

4. Facilitar auditorias

A gestão facilita auditorias de faturas e contratos. Assim, os departamentos de telecom e financeiro obtém dados que permitem relatórios mais precisos.

5. Melhor previsão de custos

Com o sistema telecom bem estruturado, a empresa sabe quanto possui em caixa e quanto pode gastar. Tal controle é fundamental para aquisição de produtos e serviços. Ter uma visão real sobre

a situação financeira, pode-se criar um cronograma de atualização de produtos, softwares e serviços.

Sem sombras de dúvidas a Telecom Expense Management faz qualquer empresa andar nos trilhos. Todos os setores ganham com a organização de ferramentas de telecom, consequentemente, a competitividade e os lucros aumentam. Reúna as equipes de telecomunicações, financeira e jurídica, contrate uma assessoria se for o caso e mãos à obra.

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